Ismaning, 31. Oktober 2024
Am 29. Oktober 2024 ist das "Viertes Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz)" im Bundesgesetzblatt Nr. 323 veröffentlicht worden (vgl. https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/323/VO.html). Hiermit werden kaufmännische und buchhaltungsrelevante Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente zum 01. Januar 2025 von 10 auf acht Jahr verkürzt (Details finden Sie weiter unten, unterhalb der "Werbung").
Falls Sie sich jetzt fragen, was dies denn mit dem Datenschutz zu tun hat:
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für viele – insbesondere buchhaltungsrelevante – Unterlagen führt dazu, dass alle Unterlagen mit personenbezogenen Daten (inbesesondere Personal, Einkauf, Verkauf, Buchhaltung) entsprechend früher zu löschen sind, wenn bei diesen nach Gültigwerden der durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz geänderten Regelungen sich die Aufbewahrungsdauer von 10 auf acht Jahren verkürzt. Ausnahmen gelten nur, wenn andere wichtige (und datenschutzrechtlich zulässige) Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen. So kann es beispielsweise buchhaltungsrelevante Unterlagen geben, bei denen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ab dem 01. Januar 2025 zwar nur noch acht statt bisher Jahre beträgt, die aber zur Abwicklung eventueller Garantiefälle wegen einer Garantiedauer von 10 Jahren noch benötigt werden. Solche Unterlagen dürfen auch weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden.
Viele buchhaltungsrelevanten Unterlagen, die nur noch wegen der Aufbewahrungsfristen gespecheiert werden oder archiviert sind, enthalten auch personenbezogene Daten, weil auf Rechungen und sonstigen Unterlagen eine Ansprechperson mit Namen und gegebenfalls Kontaktdaten angegeben ist. Derartige Unterlagen unterliegen somit dem Datenschutz
Die Pflicht zur Löschung derartiger Unterlagen ergibt sich daraus, dass DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (vgl. Art. 5 Abs. 1 Buchst. c) und e) DSGVO). Nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entfällt der rechtliche Grund für die weitere Speicherung.
Daher sind die Löschfristen für alle betroffenen Dokumente in den entsprechenden Verfahren an die geänderten Aufbewahrungsfristen anzupassen. Diese Änderungen sollten auch in den jeweiligen Verarbeitungstätigkeitsbeschreibungen aktualsiert werden. Sollte in Ihrem Unternehmen bereits ein Löschkonzept existieren, ist auch dieses anzupassen. Das 4. Bürokratieentlastungsgesetz ist also ein guter Anlass möglichst noch bis zum Ende dieses Jahres alle Verarbeitungstätigkeitsbeschreibungen, die Löschfristen und auch das Löschkonzept auf Aktualität zu prüfen und entsprechend anzupassen.
Dass die nicht rechtzeitige Löschung personenbezogener Daten eine Bußgeldtatbestand ist, muss ich ja nicht ausdrücklich erwähnen.
Viele Grüße,
Werner Hülsmann
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P.S. 2: Falls Sie diese Information hilfreich fanden und sich dafür erkenntlich zeigen möchten, würde ich mich freuen, wenn Sie dem gemeinnützigen Verein Computertruhe e.V., in dem ich aktiv bin, eine Spende - https://computertruhe.de/spenden/ - zukommen lassen würden. Da wir immer häufiger Rechner ohne Festplatten erhalten, müssen wir entsprechende SSD zukaufen. Dafür benötigen wir Spenden. Falls Sie spenden möchten, wäre es toll, wenn Sie als Verwendungszweck "Spende - Standort München" angeben würden (München ist der Standort, an dem ich aktiv bin, Rechner aufbereite und bedürftige Personen und gemeinnützige Organisationen weitergebe)
Werbung in eigener Sache: Falls Sie noch ein Unternehmen kennen, dass noch kurz- oder mittelfristig eine Meldestelle nach § 12 HinschG benötigt: Ein Festpreisangebot (mit konkreten Preisen und einem Auftragsformular) für Unternehmen bis 2.499 Beschäftigten für die Einrichtung und den Betrieb der Meldestelle nach § 12 HinSchG finden Sie hier als PDF-Datei: https://daschuwi.de/meldestellenangebot - oder als Langurl: https://datenschutzwissen.de/wp/wp-content/uploads/2023/12/2023-12-Angebot-Unternehmen.pdf – Die Links dürfen Sie gerne weitergeben (oder selbst nutzen) vgl. auch https://daschuwi.de/HinSchG-DL.
Werbung für einen gemeinnützigen Verein: Falls bei Ihnen (im Unternehmen oder privat) funktiosnfähige Hardware abzugeben ist, lege ich Ihnen den gemeinnützigen Verein Computertruhe e.V. ans Herz, der gebrauchte Computer entgegennimmt, diese aufbereite und an bedürftige Menschen und gemeinnützige Organisationen kostenlos weitergibt. Zur Unterstützung der Tätigkeit werden Geld-, Zeit- und Materialspenden gerne entgegen genommen - https://computertruhe.de/spenden/ - Und ja, ich bin „befangen“, da ich selbst dort aktiv bin, zum einem als Beisitzer im Vorstand - https://computertruhe.de/verein/vorstand/ - ein bißchen weiter unten ... - und zum anderen in der Region ("am Standort") München. Dort beschäftige ich mich mit der Entgegennahme, Aufbereitung und Ausgabe von in erster Linie Laptops aber auch Desktops. Es ist immer wieder schön, die freudigen Gesichter zu sehen, wenn ich einen Laptop oder einen Desktop ausgeben kann.
"§ 257 Absatz 4 wird wie folgt gefasst:
„(4) Die in Absatz 1 Nummer 1 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4
aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre
aufzubewahren.“"
Bisher: "(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren."
Abs. 1 lautet: "(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege)."
Neu: "Sechsundfünfzigster Abschnitt
Übergangsvorschrift zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz
Artikel 95
§ 257 Absatz 4 des Handelsgesetzbuchs in der ab dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung ist vorbehaltlich des
Satzes 2 erstmals auf Unterlagen anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist nach § 257 Absatz 4 des
Handelsgesetzbuchs in der bis einschließlich 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen ist.
Abweichend von Satz 1 ist bei Personen oder Gesellschaften, die
1. Institute im Sinne des § 1 Absatz 1b des Kreditwesengesetzes sind, einschließlich Zweigstellen nach § 53 des
Kreditwesengesetzes,
2. der Aufsicht nach § 1 Absatz 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes unterliegen oder
3. Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Absatz 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes sind,
§ 257 Absatz 4 des Handelsgesetzbuchs in der ab dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung erstmals auf Unterlagen
anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist nach § 257 Absatz 4 des Handelsgesetzbuchs in der bis einschließlich
31. Dezember 2024 geltenden Fassung am 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen ist."
"4. § 147 Absatz 3 Satz 1 wird wie folgt gefasst:
„Die in Absatz 1 Nummer 1 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4
aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre
aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.“"
Bisher: "(3) Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind."
Abs. 1 lautet: "(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
4a. Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind."
§ 14b Aufbewahrung von Rechnungen
"1. In § 14b Absatz 1 Satz 1 wird das Wort „zehn“ durch das Wort „acht“ ersetzt."
Bisher: "(1) Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren."
§ 26a Bußgeldvorschriften
"4. In § 26a Absatz 2 Nummer 2 wird das Wort „zehn“ durch das Wort „acht“ ersetzt."
Bisher: "(2) Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig
1. (...)
2. entgegen § 14b Abs. 1 Satz 1, auch in Verbindung mit Satz 4, ein dort bezeichnetes Doppel oder eine dort bezeichnete Rechnung nicht oder nicht mindestens zehn Jahre aufbewahrt,"
(1) Dieses Gesetz tritt vorbehaltlich der Absätze 2 bis 13 am ersten Tag des auf die Verkündung folgenden
Quartals in Kraft." (das ist der 01. Januar 2025)
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